Wet DBA checklist: 7 essentiële stappen voor opdrachtgevers

Als je IT-professionals inhuurt voor je organisatie, is het belangrijk om de Wet DBA goed te begrijpen. Deze wet regelt wanneer iemand als zelfstandige of als werknemer wordt beschouwd, en de gevolgen van verkeerde classificatie kunnen behoorlijk vervelend zijn. Of je nu een senior developer, projectmanager of IT-architect nodig hebt, je wilt natuurlijk geen naheffingen of boetes riskeren. Deze checklist helpt je in zeven praktische stappen om compliant te blijven met de Wet DBA. Het vaststellen van de juiste arbeidsrelatie is de eerste en belangrijkste stap. De Wet DBA maakt onderscheid tussen echte zelfstandigheid en schijnzelfstandigheid. Bij echte zelfstandigheid werkt

Check de arbeidsrelatie: werknemer of zelfstandige?

Het vaststellen van de juiste arbeidsrelatie is de eerste en belangrijkste stap. De Wet DBA maakt onderscheid tussen echte zelfstandigheid en schijnzelfstandigheid. Bij echte zelfstandigheid werkt iemand voor eigen rekening en risico, heeft meerdere opdrachtgevers en bepaalt zelf hoe het werk wordt uitgevoerd.

In de IT-sector zie je vaak situaties die in een grijs gebied vallen. Een DevOps engineer die vijf dagen per week bij jou op kantoor werkt, dezelfde werktijden aanhoudt als je vaste medewerkers en alleen jouw tooling gebruikt, loopt het risico als schijnzelfstandige gezien te worden. Daarentegen is een cloud architect die voor meerdere klanten werkt, eigen certificeringen betaalt en zelf bepaalt wanneer en hoe de migratie wordt uitgevoerd, waarschijnlijk wel een echte zelfstandige.

Let vooral op deze kenmerken van schijnzelfstandigheid:

De professional werkt langdurig exclusief voor jouw organisatie
Je bepaalt niet alleen wat er moet gebeuren, maar ook hoe en wanneer
De werkzaamheden zijn identiek aan die van je vaste medewerkers
Er is sprake van een vaste vergoeding per uur in plaats van per project

Kies de juiste overeenkomst voor jouw situatie

Voor IT-projecten en detacheringsconstructies heb je verschillende opties. De modelovereenkomsten van de Belastingdienst bieden zekerheid, maar zijn niet altijd flexibel genoeg voor complexe IT-trajecten. Een eigen overeenkomst geeft meer ruimte, maar vraagt wel om zorgvuldige formulering.

Type overeenkomst	Voordelen	Nadelen	Geschikt voor
Modelovereenkomst	Zekerheid vooraf, goedgekeurd door Belastingdienst	Weinig flexibiliteit, niet voor alle situaties beschikbaar	Standaard ontwikkelprojecten, consultancy
Eigen overeenkomst	Maatwerk mogelijk, flexibel aan te passen	Geen zekerheid vooraf, risico bij controle	Complexe projecten, specifieke expertise
Tussenpartij/payroll	Geen DBA-risico, administratief eenvoudig	Hogere kosten, minder directe relatie	Kortlopende opdrachten, interim management

Bij detachering voor bijvoorbeeld een lead developer of software architect is het vaak verstandig om met een intermediair te werken. Zo voorkom je discussies over de arbeidsrelatie en kun je je focussen op de inhoud van het project.

Voorkom gezagsverhouding in de praktijk

Een gezagsverhouding ontstaat sneller dan je denkt. Het gaat niet alleen om wat er in het contract staat, maar vooral om hoe de samenwerking in de praktijk verloopt. Als projectmanager mag je natuurlijk aangeven welke resultaten je verwacht, maar de professional moet zelf kunnen bepalen hoe deze worden bereikt.

Praktische tips om gezag te voorkomen:

Spreek resultaten af, geen werkwijze of aanwezigheidstijden
Laat de professional eigen tools en methodes gebruiken waar mogelijk
Vermijd directe aansturing via leidinggevenden
Behandel de professional niet als onderdeel van je vaste team in communicatie
Vraag om voortgangsrapportages in plaats van dagelijkse check-ins

Een SCRUM master die je inhuurt, moet bijvoorbeeld zelf kunnen bepalen hoe de sprints worden ingericht. Je kunt wel aangeven dat je volgens SCRUM wilt werken en welke deliverables je verwacht, maar niet voorschrijven hoe de daily standups precies moeten verlopen.

Documenteer afspraken en werkwijzen zorgvuldig

Goede documentatie is je beste verdediging bij een eventuele controle. Het gaat verder dan alleen de overeenkomst. Je hebt concrete bewijsstukken nodig die aantonen dat de professional daadwerkelijk zelfstandig opereert.

Belangrijke documenten om vast te leggen:

Projectbeschrijving met duidelijke resultaatafspraken
Communicatieprotocol (wie communiceert met wie over wat)
Overzicht van eigen middelen die de professional inzet
Facturen die aansluiten bij de gemaakte resultaatafspraken
Verslagen van voortgangsgesprekken (geen functioneringsgesprekken!)

Voor een BI-specialist die een datawarehouse opzet, documenteer je bijvoorbeeld welke datasets worden opgeleverd, welke KPI’s beschikbaar komen en wanneer het systeem operationeel moet zijn. Niet: op welke dagen gewerkt wordt of welke specifieke tools gebruikt moeten worden.

Monitor de uitvoering tijdens het project

De praktijk wijkt vaak af van wat je vooraf afspreekt. Daarom is het belangrijk om tijdens het project alert te blijven. Signalen dat de samenwerking mogelijk toch een arbeidsrelatie wordt, moet je direct oppakken.

Let vooral op deze waarschuwingssignalen:

De professional wordt steeds vaker bij interne overleggen betrokken
Collega’s gaan de professional direct aansturen
Er ontstaan vaste werkpatronen qua dagen en tijden
De professional krijgt bedrijfsmiddelen zoals laptop, telefoon of toegangspas
Taken verschuiven van projectmatig naar structureel werk

Als je merkt dat een cloud engineer die je inhuurt voor een migratie steeds meer regulier beheerwerk gaat doen, is het tijd om bij te sturen. Bespreek dit direct en pas de werkafspraken aan, of overweeg een andere constructie.

Wat te doen bij twijfel over de arbeidsrelatie?

Twijfel je of de samenwerking wel binnen de Wet DBA past? Wacht dan niet tot de Belastingdienst aan de deur staat. Je hebt verschillende opties om zekerheid te krijgen.

Stappenplan bij twijfel:

Analyseer de feitelijke situatie aan de hand van de DBA-criteria
Overweeg een voorovereenkomst aan te vragen bij de Belastingdienst
Bespreek met de professional of aanpassingen mogelijk zijn
Schakel eventueel een intermediair in voor zekerheid
Overweeg alsnog een arbeidsovereenkomst als dat beter past

Een voorovereenkomst aanvragen duurt enkele maanden, maar geeft wel zekerheid vooraf. Voor complexe situaties zoals een interim CIO of IT-directeur die tijdelijk je organisatie komt versterken, kan dit de investering waard zijn.

Bescherm jezelf tegen naheffingen en boetes

De financiële risico’s bij overtreding van de Wet DBA zijn aanzienlijk. Je bent als opdrachtgever verantwoordelijk voor de loonbelasting en premies als achteraf blijkt dat er sprake was van een dienstverband. Dit kan oplopen tot 52% van de betaalde vergoedingen, plus boetes.

Praktische maatregelen om risico’s te beperken:

Werk alleen met professionals die een VAR-verklaring of vergelijkbaar document hebben
Controleer of de professional meerdere opdrachtgevers heeft
Vraag om een aansprakelijkheidsverzekering voor beroepsfouten
Bouw een dossier op met alle relevante documentatie
Overweeg een bankgarantie voor grote projecten

Bij een controle van de Belastingdienst is transparantie belangrijk. Toon aan dat je te goeder trouw hebt gehandeld en alle redelijke maatregelen hebt genomen om compliant te zijn. Een goed gedocumenteerd dossier maakt het verschil tussen een naheffing met of zonder boete.

De Wet DBA hoeft geen struikelblok te zijn voor het inhuren van IT-talent. Met de juiste aanpak en documentatie kun je flexibel blijven inspelen op je personeelsbehoefte zonder onnodige risico’s. Of je nu op zoek bent naar een tijdelijke versterking van je development team of een specialist voor een specifiek project, zorg dat je de basis op orde hebt. Bij executive search of werving en selectie helpen we organisaties dagelijks met het vinden van de juiste professionals én de juiste contractvorm. Zo kun jij je concentreren op waar het echt om gaat: succesvolle IT-projecten realiseren.