Wat zijn alternatieven voor freelance IT-inhuur onder Wet DBA?

De Wet DBA zorgt voor belangrijke veranderingen in hoe je IT-professionals inhuurt. Sinds 2016 moeten bedrijven kunnen aantonen dat ze geen schijnzelfstandigheid creëren bij het inhuren van freelancers. Dit betekent dat je als opdrachtgever aansprakelijk bent voor naheffingen en boetes wanneer de Belastingdienst oordeelt dat er eigenlijk sprake is van een dienstverband. Gelukkig zijn er verschillende alternatieven beschikbaar zoals detachering, payrolling en vaste dienstverbanden die juridische zekerheid bieden zonder flexibiliteit te verliezen. De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) vervangt sinds mei 2016 de VAR-verklaringen en heeft grote impact op het inhuren van IT-freelancers. Als opdrachtgever ben je nu zelf verantwoordelijk

Wat betekent de Wet DBA voor IT-inhuur?

De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) vervangt sinds mei 2016 de VAR-verklaringen en heeft grote impact op het inhuren van IT-freelancers. Als opdrachtgever ben je nu zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of er sprake is van een echte opdrachtnemer-opdrachtgever relatie of een verkapte arbeidsrelatie. Bij een verkeerde inschatting riskeer je naheffingen van loonbelasting, premies en boetes.

Voor IT-inhuur betekent dit dat je moet kunnen aantonen dat de freelancer geen gezagsverhouding heeft met jouw organisatie. Dit wordt getoetst aan de hand van criteria zoals: wie bepaalt werktijden en werklocatie, is er sprake van functioneren binnen de organisatie, en kan de freelancer zich laten vervangen? Veel IT-projecten waarbij specialisten langdurig meedraaien in teams voldoen niet aan deze criteria.

De risico’s zijn aanzienlijk. Bij constatering van schijnzelfstandigheid moet je als opdrachtgever alle werkgeverslasten met terugwerkende kracht betalen, inclusief vakantiegeld en pensioenopbouw. Daarnaast kunnen er boetes volgen tot 100% van het nageheven bedrag. Dit verklaart waarom veel organisaties zoeken naar veiligere alternatieven.

De arbeidsmarkt voor IT-professionals verandert hierdoor fundamenteel. Waar voorheen veel specialisten als zzp’er werkten, kiezen nu meer professionals voor constructies die zekerheid bieden aan beide kanten. Detacheringsbureaus en payrollorganisaties spelen hierop in door flexibele oplossingen aan te bieden die voldoen aan de wet.

Welke vaste alternatieven zijn er voor freelance IT-inhuur?

Er zijn drie hoofdalternatieven voor freelance IT-inhuur die juridische zekerheid bieden: vast dienstverband, detachering via intermediairs, en langdurige contracten met duidelijke kaders. Een vast dienstverband biedt maximale zekerheid maar beperkt flexibiliteit. Detachering combineert flexibiliteit met risicobeheersing doordat de detacheerder het werkgeverschap draagt. Langdurige contracten kunnen werken mits ze voldoen aan strikte voorwaarden rond zelfstandigheid.

Bij een vast dienstverband neem je de IT-professional direct in dienst. Dit geeft volledige controle over de werkzaamheden en integratie in het team. De kosten zijn voorspelbaar met vaste salarissen en werkgeverslasten. Het nadeel is beperkte flexibiliteit bij projectfluctuaties en de verplichting tot doorbetaling bij ziekte of mindere prestaties.

Detachering via gespecialiseerde bureaus biedt een middenweg. Het detacheringsbureau is de formele werkgever en draagt alle risico’s rond arbeidsrecht en sociale zekerheid. Je betaalt een uurtarief waarin alle kosten zijn verdisconteerd. Dit geeft flexibiliteit om op- of af te schalen naar behoefte, terwijl je toegang houdt tot specialistische kennis zonder lange termijnverplichtingen.

De kostenstructuur verschilt per oplossing. Een vast dienstverband lijkt goedkoper met alleen salaris plus ongeveer 30% werkgeverslasten. Detachering kent hogere uurtarieven maar geen risico’s of verplichtingen. Payrolling zit qua kosten tussen beide in. De beste keuze hangt af van projectduur, benodigd specialisme en risicobereidheid van je organisatie.

Hoe werkt payrolling als alternatief voor IT-freelancers?

Payrolling is een constructie waarbij de IT-professional in dienst treedt bij een payrollorganisatie maar exclusief voor jouw organisatie werkt. Je behoudt de regie over werving en selectie en aansturing, terwijl de payroller het formele werkgeverschap op zich neemt. Dit biedt juridische zekerheid zonder dat je zelf een dienstverband aangaat.

Het grote voordeel van payrolling is de administratieve eenvoud. De payrollorganisatie regelt salarisadministratie, afdracht van belastingen en premies, pensioenopbouw en verzuimbegeleiding. Je ontvangt één factuur per periode waarin alle kosten zijn opgenomen. Dit scheelt veel tijd en voorkomt fouten in complexe loonadministratie.

Juridisch gezien werk je met een inleenconstructie die volledig binnen de kaders van de Wet DBA valt. Er is geen risico op naheffingen omdat de payroller als werkgever alle verplichtingen nakomt. De IT-professional heeft zekerheid van een dienstverband met alle bijbehorende rechten, wat ook de aantrekkingskracht op goede kandidaten vergroot.

Qua kosten ligt payrolling tussen freelance inhuur en een vast dienstverband in. Je betaalt het brutosalaris plus werkgeverslasten en een fee voor de payrolldiensten, meestal 3-7% van de loonsom. Dit is vaak goedkoper dan detachering maar duurder dan direct in dienst nemen. Voor projecten van 6 maanden tot 2 jaar is dit vaak de meest praktische oplossing.

Wat zijn de voordelen van IT-detachering boven freelance inhuur?

IT-detachering biedt belangrijke voordelen op het gebied van flexibiliteit, risicoverdeling en kwaliteitsborging. Het detacheringsbureau draagt alle werkgeversrisico’s zoals ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en ontslag. Je betaalt alleen voor geleverde uren zonder zorgen over continuïteit. Daarnaast investeren detacheerders in opleiding en ontwikkeling van hun professionals, wat de kwaliteit ten goede komt.

Een groot voordeel is de vervangingsgarantie die veel detacheringsbureaus bieden. Bij ziekte of vertrek zorgen zij voor adequate vervanging uit hun netwerk. Dit voorkomt dat projecten stil komen te liggen. Detacheringsbureaus hebben vaak een pool van specialisten met vergelijkbare competenties die snel kunnen inspringen.

De flexibiliteit van detachering is ideaal voor projectmatige werkzaamheden. Je kunt eenvoudig op- of afschalen naar behoefte zonder complexe ontslagprocedures. Contracten zijn vaak per maand opzegbaar met redelijke termijnen. Dit geeft ruimte om in te spelen op veranderende businessbehoeften zonder lange termijnverplichtingen.

Voor zowel opdrachtgever als IT-professional biedt detachering zekerheid. De professional heeft een vast dienstverband met goede arbeidsvoorwaarden en ontwikkelmogelijkheden. Jij als opdrachtgever hebt toegang tot specialistische kennis zonder de complexiteit van werkgeverschap. Op lange termijn bouw je vaak een vertrouwensrelatie op met het detacheringsbureau dat jouw organisatie en behoeften kent.

Wanneer kies je voor welk alternatief bij IT-inhuur?

De keuze tussen verschillende inhuuralternatieven hangt af van projectduur, specialisatieniveau, budget en organisatiecultuur. Voor kortdurende projecten tot 6 maanden is detachering meestal het meest praktisch. Bij projecten langer dan 2 jaar met stabiele werkzaamheden loont een vast dienstverband. Payrolling past goed bij projecten van 6-24 maanden waarbij je zelf wilt selecteren maar geen werkgeversrisico’s wilt.

Het specialisatieniveau speelt een belangrijke rol. Voor zeer specialistische kennis die je incidenteel nodig hebt, is detachering ideaal. Detacheringsbureaus hebben toegang tot nichespelers die je zelf moeilijk vindt en behoudt. Voor meer generieke IT-functies die continu nodig zijn, zoals applicatiebeheerders of servicedesk medewerkers, is vast in dienst nemen vaak voordeliger.

Budgetoverwegingen zijn complex. Detachering heeft hogere uurtarieven maar geen verborgen kosten of risico’s. Een vast dienstverband lijkt goedkoper maar kent risico’s bij ziekte, disfunctioneren of reorganisatie. Payrolling zit qua kosten ertussenin. Bereken altijd de total cost of ownership inclusief risico’s, niet alleen de directe kosten.

Je organisatiecultuur bepaalt ook welke oplossing past. Organisaties met een sterke teamcultuur en lange termijnfocus kiezen vaker voor vaste dienstverbanden. Projectorganisaties met wisselende teams prefereren de flexibiliteit van detachering. Overheidsorganisaties met strikte complianceregels kiezen vaak voor payrolling vanwege de juridische zekerheid.

Hoe bereid je je organisatie voor op alternatieven voor freelance IT-inhuur?

Een succesvolle transitie begint met het inventariseren van je huidige freelancers, werkzaamheden en risico’s op schijnzelfstandigheid. Communiceer vroeg met stakeholders (IT-management, HR, inkoop, finance) en betrek huidige freelancers in het proces – sommigen zijn bereid over te stappen naar payroll of detachering.

De budgetaanpassing vraagt aandacht omdat variabele kosten veranderen naar vaste kosten of langlopende verplichtingen. Maak nieuwe budgetmodellen inclusief total cost of ownership en reserveer budget voor transitiekosten.

Implementeer gefaseerd: start met nieuwe inhuurbehoeften volgens de nieuwe strategie, faseer bestaande contracten uit op natuurlijke momenten en bouw relaties op met betrouwbare detacheerders en payrollorganisaties. Monitor resultaten en stuur bij waar nodig.

De Wet DBA dwingt organisaties om anders na te denken over IT-inhuur, maar biedt kansen voor betere samenwerking. Door passende alternatieven zoals detachering, payrolling of vaste dienstverbanden creëer je zekerheid voor alle partijen. Bij executive search helpen we organisaties graag bij het vinden van de juiste balans tussen flexibiliteit en zekerheid.