Waarom vermijden opdrachtgevers IT-freelancers door Wet DBA?
Veel opdrachtgevers zijn terughoudend geworden met het inhuren van IT-freelancers sinds de invoering van de Wet DBA in 2016. Deze wet legt de verantwoordelijkheid voor het beoordelen van arbeidsrelaties bij opdrachtgevers, wat tot aanzienlijke financiële risico’s kan leiden bij verkeerde classificatie. De angst voor naheffingen, boetes en het risico op schijnzelfstandigheid zorgt ervoor dat organisaties voorzichtiger zijn geworden of zelfs helemaal stoppen met het inhuren van freelancers.
Wat is de Wet DBA en waarom maakt het opdrachtgevers voorzichtig?
De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) vervangt sinds mei 2016 de VAR-verklaring en maakt opdrachtgevers verantwoordelijk voor het correct beoordelen van arbeidsrelaties. Waar freelancers vroeger zelf een VAR-verklaring aanvroegen, ligt de bewijslast nu bij de opdrachtgever om aan te tonen dat er geen sprake is van een dienstbetrekking.
Deze verschuiving brengt aanzienlijke risico’s met zich mee. Opdrachtgevers die ten onrechte iemand als zelfstandige inhuren terwijl er feitelijk sprake is van een arbeidsovereenkomst, kunnen geconfronteerd worden met naheffingen van loonbelasting en sociale premies. De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug naheffingen opleggen, wat bij langdurige samenwerkingen tot enorme bedragen kan leiden.
De voorzichtigheid van opdrachtgevers komt vooral voort uit de onduidelijkheid over wanneer er precies sprake is van schijnzelfstandigheid. De criteria zijn niet altijd eenduidig en de feitelijke werkwijze weegt zwaarder dan wat er op papier staat. Dit maakt het voor organisaties lastig om vooraf zekerheid te hebben over de juiste classificatie van een arbeidsrelatie.
Welke financiële risico’s lopen opdrachtgevers bij het inhuren van IT-freelancers?
De financiële consequenties van verkeerde classificatie onder de Wet DBA kunnen verstrekkend zijn. Opdrachtgevers riskeren naheffingen van alle loonbelasting en werknemerspremies die ze hadden moeten afdragen, vaak over meerdere jaren. Bij een freelancer met een uurtarief van 80 euro kan dit oplopen tot ongeveer 30% aan naheffingen per gewerkt uur.
Naast naheffingen kunnen opdrachtgevers boetes tot 5.000 euro per overtreding krijgen. Bij meerdere freelancers die verkeerd geclassificeerd zijn, stapelen deze boetes zich snel op. Daarnaast moet de opdrachtgever alsnog alle werkgeverslasten betalen, inclusief vakantiegeld, pensioenopbouw en mogelijk zelfs een transitievergoeding.
Een praktijkvoorbeeld: een IT-bedrijf dat drie jaar lang samenwerkt met een freelance developer voor 1.600 uur per jaar tegen 85 euro per uur, kan bij herclassificatie geconfronteerd worden met een naheffing van ruim 150.000 euro. Dit bedrag bestaat uit loonbelasting, sociale premies, boetes en rente over drie jaar. Dergelijke bedragen kunnen vooral voor middelgrote organisaties een zware financiële klap betekenen.
Hoe herken je schijnzelfstandigheid in IT-projecten?
De Belastingdienst hanteert verschillende criteria om te bepalen of er sprake is van schijnzelfstandigheid. Het belangrijkste criterium is de gezagsverhouding: kan de opdrachtgever bepalen hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd? In IT-projecten zie je dit vaak terug wanneer freelancers volgens vaste werktijden moeten werken of verplicht aanwezig moeten zijn bij teamvergaderingen.
Persoonlijke arbeid is een ander belangrijk criterium. Mag de freelancer zich laten vervangen of moet hij het werk persoonlijk uitvoeren? In de IT-sector is dit vaak een grijs gebied, vooral bij specialistisch werk waar specifieke kennis vereist is. Ook economische afhankelijkheid speelt een rol: werkt de freelancer hoofdzakelijk voor één opdrachtgever of heeft hij meerdere klanten?
Specifieke risicosituaties in IT-projecten zijn langdurige opdrachten waarbij de freelancer volledig is geïntegreerd in het team, werkt met apparatuur van de opdrachtgever, en geen ondernemersrisico loopt. Ook situaties waarbij de freelancer jarenlang dezelfde werkzaamheden verricht voor dezelfde opdrachtgever, zonder duidelijk projectmatig karakter, vormen een verhoogd risico op schijnzelfstandigheid.
Wat zijn de alternatieven voor het direct inhuren van IT-freelancers?
Organisaties hebben verschillende alternatieven om IT-expertise in te huren zonder de risico’s van de Wet DBA. Detachering via een intermediair is een populaire optie waarbij de IT-professional in dienst is bij een detacheringsbureau. Dit verplaatst het werkgeverschap en daarmee de risico’s naar de intermediair, terwijl de opdrachtgever flexibiliteit behoudt.
Payrolling biedt een middenweg waarbij de freelancer via een payrollbedrijf wordt ingehuurd. Het payrollbedrijf wordt juridisch werkgever en neemt de administratieve lasten over, maar de opdrachtgever behoudt de regie over de werkzaamheden. Voor langdurige behoeftes kan het aannemen van vaste medewerkers een optie zijn, hoewel dit minder flexibiliteit biedt.
Werken met gespecialiseerde IT-detacheringsbureaus heeft als voordeel dat zij vaak beschikken over een uitgebreid netwerk van professionals en expertise hebben in het matchen van de juiste specialist aan het project. Ze nemen niet alleen het juridische risico over, maar kunnen ook zorgen voor continuïteit wanneer een professional uitvalt of een project afloopt. Het nadeel is dat deze constructies meestal duurder zijn dan direct inhuren.
Wanneer is een modelovereenkomst voldoende bescherming?
Modelovereenkomsten zijn door de Belastingdienst goedgekeurde contractvormen die zekerheid zouden moeten bieden over de arbeidsrelatie. In de praktijk bieden ze echter geen garantie tegen naheffingen. De feitelijke uitvoering van de opdracht weegt zwaarder dan wat er in de overeenkomst staat.
Een modelovereenkomst werkt alleen wanneer de praktijk exact overeenkomt met wat er op papier staat. Als een freelancer volgens de overeenkomst vrij is in zijn werktijden, maar in de praktijk elke dag van 9 tot 5 aanwezig moet zijn, dan biedt de modelovereenkomst geen bescherming. De Belastingdienst kijkt naar de werkelijke situatie, niet naar de papieren werkelijkheid.
Modelovereenkomsten kunnen nuttig zijn bij kortdurende, projectmatige opdrachten met een duidelijk omschreven resultaat. Ze werken minder goed bij langdurige samenwerkingen waarbij de freelancer feitelijk onderdeel wordt van de organisatie. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren of de feitelijke werkwijze nog overeenkomt met de afspraken in de modelovereenkomst.
Hoe gaan andere bedrijven om met de Wet DBA risico’s?
De aanpak van bedrijven varieert sterk binnen de IT-sector. Sommige grote organisaties hebben volledig afscheid genomen van freelancers en werken nu uitsluitend via detacheringsbureaus of payrollconstructies. Deze bedrijven accepteren de hogere kosten in ruil voor juridische zekerheid en verminderde administratieve lasten.
Andere bedrijven hebben strikte protocollen ontwikkeld voor het werken met freelancers. Ze hanteren kortere contractperiodes, zorgen voor duidelijke projectafbakening en vermijden situaties waarin freelancers te veel geïntegreerd raken in de organisatie. Deze bedrijven accepteren een bepaald risico maar proberen dit te minimaliseren door zorgvuldige documentatie en regelmatige evaluaties.
Een duidelijke trend in de markt is de verschuiving naar detachering en andere bemiddelingsvormen. Veel IT-professionals die voorheen als freelancer werkten, zijn nu in dienst bij detacheringsbureaus of werken via payrollconstructies. Dit geeft hen meer zekerheid terwijl opdrachtgevers de flexibiliteit behouden om expertise in te huren voor specifieke projecten. De keerzijde is dat de kosten hoger liggen en de directe relatie tussen opdrachtgever en professional minder sterk is.
De Wet DBA heeft de manier waarop organisaties omgaan met externe IT-expertise fundamenteel veranderd. Hoewel de handhaving momenteel beperkt is, nemen veel bedrijven geen risico en kiezen voor veiligere constructies. Voor organisaties die flexibele IT-capaciteit nodig hebben, bieden detachering en andere intermediaire vormen een werkbaar alternatief. Daarnaast kunnen organisaties ook kiezen voor traditionele werving selectie voor vaste posities of executive search voor senior IT-functies om hun personeelsbehoefte in te vullen zonder de risico’s van freelance constructies.