Hoe de Wet DBA jouw IT-freelancers beïnvloedt in 2025

Als je werkt met IT-freelancers, dan heb je ongetwijfeld te maken met de Wet DBA. Deze wet zorgt voor veel vragen en onduidelijkheden, vooral nu er in 2025 belangrijke wijzigingen aankomen. De Wet DBA regelt hoe je als bedrijf op een veilige manier kunt samenwerken met zelfstandige IT-professionals zonder het risico te lopen op naheffingen van de Belastingdienst. Voor organisaties in de zakelijke dienstverlening en (semi)overheid die werken met senior IT-functies is het belangrijk om precies te weten waar je aan toe bent. In dit artikel neem ik je mee door alle belangrijke aspecten van de Wet DBA, zodat je

Wat betekent de Wet DBA voor jouw IT-freelancers?

De Wet DBA (Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is in 2016 ingevoerd ter vervanging van de VAR-verklaring. Deze wet heeft als doel om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Maar wat betekent dit nu concreet voor jou als je IT-freelancers inhuurt?

In de kern draait de Wet DBA om het verschil tussen een echte zelfstandige en iemand die eigenlijk in loondienst zou moeten zijn. Voor IT-professionals is dit onderscheid niet altijd even duidelijk. Een software developer die maandenlang aan hetzelfde project werkt, op kantoor zit en gebruik maakt van bedrijfsmiddelen, kan al snel als schijnzelfstandige worden gezien.

De wet bestaat om zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers te beschermen. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je moet kunnen aantonen dat de IT-freelancer die je inhuurt echt als zelfstandige werkt. Dit doe je door duidelijke afspraken te maken over de werkwijze, de mate van zelfstandigheid en het ondernemersrisico.

Voor IT-freelancers in 2025 zijn er specifieke aandachtspunten. De digitalisering heeft ervoor gezorgd dat veel IT-werk op afstand kan gebeuren, wat de beoordeling van de arbeidsrelatie complexer maakt. Een DevOps engineer die volledig remote werkt maar wel dagelijks in jouw scrums zit, valt mogelijk toch onder de gezagsverhouding van je organisatie.

De belangrijkste veranderingen die in 2025 van kracht zijn, hebben vooral te maken met strengere handhaving en duidelijkere criteria. De Belastingdienst kijkt nu scherper naar langdurige samenwerkingen en de mate waarin IT-freelancers geïntegreerd zijn in je organisatie.

Belangrijkste wijzigingen in 2025 die je moet kennen

Het jaar 2025 brengt concrete aanpassingen in de Wet DBA die direct impact hebben op hoe je met IT-freelancers samenwerkt. De overheid heeft deze wijzigingen doorgevoerd om meer duidelijkheid te scheppen, maar ook om strenger te kunnen handhaven.

De eerste grote verandering is de verscherpte handhaving door de Belastingdienst. Waar voorheen vooral werd gekeken naar de papieren werkelijkheid, ligt de focus nu op de praktijk. Dit betekent dat de Belastingdienst actief controleert of de afspraken in het contract ook daadwerkelijk worden nageleefd. Voor IT-projecten betekent dit dat je niet alleen moet vastleggen dat een freelancer zelfstandig werkt, maar dit ook moet kunnen aantonen.

Een tweede belangrijke wijziging betreft de duur van opdrachten. Samenwerkingen langer dan 12 maanden worden nu automatisch nader bekeken. Dit is vooral relevant voor langlopende IT-trajecten zoals grote migraties of doorlopend applicatiebeheer. Je moet kunnen onderbouwen waarom je voor deze lange periode specifiek een freelancer nodig hebt in plaats van iemand in vaste dienst.

Aspect	Voor 2025	Vanaf 2025
Handhaving	Focus op papieren werkelijkheid	Focus op praktijksituatie
Opdrachten >12 maanden	Geen specifieke aandacht	Automatische nadere beoordeling
Boetes	Coulanceperiode	Direct beboetbaar
Modelovereenkomsten	Vrijblijvend gebruik	Verplicht bij twijfel

De overgangsregelingen die golden zijn per 2025 grotendeels afgelopen. Dit betekent dat de coulanceperiode voorbij is en dat overtredingen direct kunnen leiden tot naheffingen en boetes. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je geen tijd meer hebt om zaken op orde te brengen, alles moet nu kloppen.

Ook nieuw is dat bij twijfel over de arbeidsrelatie het gebruik van modelovereenkomsten praktisch verplicht wordt. De Belastingdienst verwacht dat je bij complexe situaties, zoals het inhuren van een architect voor een cloud-migratie, gebruik maakt van goedgekeurde modellen.

Hoe voorkom je problemen met schijnzelfstandigheid?

Het voorkomen van schijnzelfstandigheid begint bij het begrijpen van de criteria waar de Belastingdienst op let. Voor IT-opdrachten zijn er specifieke valkuilen waar je alert op moet zijn.

De gezagsverhouding is het eerste en belangrijkste criterium. In de IT-wereld zie je vaak dat freelancers volledig geïntegreerd zijn in teams. Ze zitten in alle meetings, werken volgens de processen van de opdrachtgever en rapporteren aan een projectmanager. Dit zijn allemaal signalen van een gezagsverhouding. Om dit te voorkomen, moet je de freelancer ruimte geven om zelf te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd.

Praktische maatregelen die je kunt nemen:

Laat de IT-freelancer zelf bepalen wanneer en waar gewerkt wordt
Vraag om resultaten, niet om aanwezigheid
Vermijd directe aansturing, werk met functionele opdrachten
Sta toe dat de freelancer opdrachten van andere opdrachtgevers aanneemt
Laat de freelancer eigen tools en methodieken gebruiken

Het tweede criterium is vervangbaarheid. Kan de IT-freelancer zich laten vervangen door iemand anders? Bij specialistisch werk zoals een senior architect of een specifieke legacy-expert is dit lastig. Toch moet je in het contract opnemen dat vervanging mogelijk is, ook al gebeurt dit in de praktijk zelden.

Het ondernemersrisico is het derde belangrijke aspect. Een echte zelfstandige loopt financiële risico’s. Dit betekent dat je moet werken met vaste prijsafspraken voor resultaten, niet met uurtarieven die lijken op een salaris. Voor een migratie kun je bijvoorbeeld een vaste prijs afspreken voor het complete traject, waarbij de freelancer het risico draagt als het langer duurt.

Een praktische checklist voor elke nieuwe samenwerking:

Is de opdracht duidelijk omschreven met concrete deliverables?
Heeft de freelancer vrijheid in de uitvoering?
Werkt de freelancer ook voor andere opdrachtgevers?
Draagt de freelancer ondernemersrisico?
Is vervanging contractueel mogelijk?
Gebruikt de freelancer eigen middelen?

Modelovereenkomsten gebruiken voor IT-opdrachten

Modelovereenkomsten zijn door de Belastingdienst goedgekeurde contracten die zekerheid bieden over de arbeidsrelatie. Voor IT-opdrachten zijn er verschillende modellen beschikbaar die je kunt gebruiken als basis voor je samenwerking.

Het algemene model voor ICT-opdrachten is het meest gebruikt. Dit model is geschikt voor developers, consultants en projectmanagers. Het bevat alle elementen die nodig zijn om schijnzelfstandigheid te voorkomen, zoals bepalingen over zelfstandigheid, ondernemersrisico en de mogelijkheid tot vervanging.

Voor specifieke IT-functies zijn er aangepaste modellen:

IT-functie	Geschikt model	Belangrijkste kenmerken
Software Developer	ICT-opdrachten algemeen	Focus op oplevering code/functionaliteit
IT Architect	Advisering hoogste segment	Nadruk op advies en ontwerp
Projectmanager	Tussenkomst	Resultaatverantwoordelijkheid project
Security Specialist	Specialistische diensten	Kortdurende specialistische inzet

Het correct toepassen van een modelovereenkomst betekent meer dan alleen het invullen van een template. Je moet de overeenkomst aanpassen aan je specifieke situatie. Voor een cloud-migratie voeg je bijvoorbeeld specifieke deliverables toe zoals het migratieplan, de uitgevoerde migratie en de documentatie.

Belangrijke tips voor het aanpassen van modelovereenkomsten:

Beschrijf het resultaat, niet de werkzaamheden
Neem realistische termijnen op met ruimte voor de freelancer
Vermijd bepalingen over werktijden of aanwezigheid
Specificeer wat de freelancer zelf regelt (laptop, software, verzekeringen)
Bouw evaluatiemomenten in zonder dat dit lijkt op functioneringsgesprekken

De bescherming tegen naheffingen die modelovereenkomsten bieden, geldt alleen als je je ook houdt aan de afspraken in het contract. De Belastingdienst kijkt naar de praktijk, niet alleen naar het papier. Zorg er dus voor dat de werkwijze aansluit bij wat je hebt afgesproken.

Praktische tips voor veilige samenwerking met IT-freelancers

Een succesvolle en compliant samenwerking met IT-freelancers vraagt om een doordachte aanpak. Het begint al bij de werving en selectie. Zoek naar freelancers die echt als ondernemer opereren, met meerdere opdrachtgevers, eigen acquisitie en een professionele bedrijfsvoering.

Bij het opstellen van contracten zijn deze punten belangrijk:

Werk met projectovereenkomsten in plaats van detacheringscontracten
Beschrijf concrete resultaten en mijlpalen
Spreek een all-in tarief af inclusief alle kosten
Bouw flexibiliteit in voor de freelancer om ook andere opdrachten aan te nemen
Vermijd exclusiviteit, ook niet voor de duur van het project

Voor tariefafspraken geldt dat deze marktconform moeten zijn voor een zelfstandige. Een tarief dat na aftrek van kosten vergelijkbaar is met een salaris, is een rode vlag. Zorg voor transparante afspraken waarbij duidelijk is dat de freelancer ondernemersrisico draagt.

In het projectmanagement moet je de balans vinden tussen sturing op resultaat en vrijlheid voor de freelancer. Praktische tips hiervoor:

Werk met sprint reviews in plaats van dagelijkse standups voor freelancers
Gebruik functionele briefings in plaats van gedetailleerde werkinstructies
Laat de freelancer zelf bepalen hoe deliverables tot stand komen
Voorkom dat de freelancer onderdeel wordt van de hiërarchie
Respecteer dat de freelancer ook voor andere klanten werkt

Het balanceren tussen flexibiliteit en wettelijke vereisten is de grootste uitdaging. Je wilt de expertise van de freelancer optimaal benutten, maar moet tegelijkertijd voldoende afstand houden. Dit lukt het beste door te focussen op wat je nodig hebt (het resultaat) in plaats van hoe het moet gebeuren (het proces).

Voor langdurige samenwerkingen zijn extra maatregelen nodig. Zorg voor regelmatige evaluaties waarbij je beoordeelt of de samenwerking nog steeds voldoet aan de criteria voor zelfstandigheid. Overweeg om na 12 maanden een pauze in te lassen of de opdracht anders vorm te geven.

De Wet DBA hoeft geen belemmering te zijn voor het werken met IT-freelancers. Met de juiste kennis en aanpak kun je veilig gebruik maken van de flexibiliteit en expertise die freelancers bieden. Het belangrijkste is dat je bewust omgaat met de criteria voor zelfstandigheid en deze consequent toepast in je samenwerkingen. Bij twijfel is het altijd verstandig om advies in te winnen. Wij bij IT Resource Company hebben uitgebreide ervaring met het bemiddelen van IT-professionals en kunnen je helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor jouw situatie, of dat nu via freelance constructies of andere vormen van samenwerking is.