Skip to main content

Controleren of IT-inhuur voldoet aan de Wet DBA vraagt om een systematische aanpak met duidelijke checkpunten. Je moet documenten verzamelen zoals modelovereenkomsten en KvK-uittreksels, de zelfstandigheid van de IT’er toetsen aan criteria zoals gezagsverhouding en ondernemersrisico, en een praktisch controlesysteem opzetten met periodieke reviews. Bij twijfel over de DBA-status kun je extra documentatie verzamelen, de arbeidsrelatie aanpassen of overstappen naar alternatieven zoals payrolling of detachering.

Wat is de Wet DBA en waarom is naleving bij IT-inhuur zo belangrijk?

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) regelt sinds 2016 hoe je als opdrachtgever met zelfstandigen werkt. Bij IT-inhuur moet je kunnen aantonen dat de IT’er echt zelfstandig ondernemer is en geen verkapte werknemer. Niet-naleving kan leiden tot naheffingen van loonbelasting en premies, boetes tot 5.000 euro per overtreding, en serieuze reputatieschade voor je organisatie.

IT-inhuur vraagt extra aandacht omdat de werkzaamheden vaak langdurig zijn en IT’ers regelmatig geïntegreerd werken in teams. De complexiteit van IT-projecten maakt het lastiger om echte zelfstandigheid aan te tonen. Een developer die maandenlang fulltime aan één project werkt, vaste werktijden heeft en gebruik maakt van bedrijfssystemen, loopt risico als schijnzelfstandige gezien te worden.

De Belastingdienst kijkt streng naar IT-functies omdat deze vaak kenmerken vertonen van een arbeidsrelatie. Denk aan directe aansturing door projectmanagers, verplichte aanwezigheid bij meetings, en het werken volgens vaste methodieken zoals SCRUM of DevOps. Deze werkwijzen zijn normaal in IT, maar kunnen problematisch zijn voor DBA-naleving als je niet de juiste maatregelen neemt.

Welke documenten heb je nodig om DBA-naleving te controleren?

Voor een complete DBA-controle verzamel je verschillende documenten die samen het bewijs vormen van echte zelfstandigheid. Start met de modelovereenkomst of eigen overeenkomst die je gebruikt voor de opdracht. Check het KvK-uittreksel om te verifiëren dat de IT’er daadwerkelijk als ondernemer staat ingeschreven. Vraag het btw-nummer op en controleer of de IT’er btw-plichtig is, wat een sterke aanwijzing is voor ondernemerschap.

Je hebt ook de opdrachtbevestiging nodig waarin de werkzaamheden, tarieven en voorwaarden staan beschreven. Verzamel verzekeringsdocumenten zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en arbeidsongeschiktheidsverzekering voor ondernemers. Als de IT’er nog een geldige VAR-verklaring heeft (uitgegeven vóór mei 2016), bewaar deze dan als aanvullend bewijs.

Maak een praktische checklist voor documentverzameling:

  • Modelovereenkomst of eigen overeenkomst (goedgekeurd door Belastingdienst)
  • KvK-uittreksel (niet ouder dan 3 maanden)
  • Btw-identificatienummer en btw-aangifte bewijs
  • Opdrachtbevestiging met duidelijke afspraken
  • Verzekeringsdocumenten (beroeps- en arbeidsongeschiktheid)
  • Portfolio of referenties van andere opdrachtgevers
  • Algemene voorwaarden van de IT’er

Controleer deze documenten niet alleen bij aanvang, maar ook periodiek tijdens de opdracht. Wijzigingen in de ondernemersstatus kunnen impact hebben op de DBA-naleving.

Hoe toets je of een IT’er echt zelfstandig ondernemer is?

De echte zelfstandigheid van een IT’er toets je aan vier hoofdcriteria. Gezagsverhouding is het belangrijkste criterium: kan de IT’er zelf bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd? Een architect die zelf technische keuzes maakt en de implementatie bepaalt, voldoet hieraan. Een developer die exact moet volgen wat de teamleider zegt, niet.

Vervangbaarheid betekent dat de IT’er zich mag laten vervangen door iemand anders. Test dit door te vragen of de IT’er bij ziekte een collega kan sturen. Ondernemersrisico houdt in dat de IT’er financiële risico’s draagt, zoals het niet betaald krijgen bij wanprestatie of het zelf bekostigen van opleiding en apparatuur. Het hebben van meerdere opdrachtgevers versterkt de ondernemerspositie aanzienlijk.

Let op deze rode vlaggen in IT-projecten:

  • Vaste werktijden die de IT’er moet aanhouden (9 tot 5 aanwezig)
  • Verplicht gebruik van bedrijfslaptop, telefoon of andere middelen
  • Directe aansturing door leidinggevende (dagelijkse instructies)
  • Verplichte deelname aan teamuitjes en bedrijfsfeesten
  • Functioneringsgesprekken of beoordelingen
  • Geen mogelijkheid om opdrachten te weigeren
  • Werkplek is vast toegewezen binnen de organisatie

Een praktijkvoorbeeld: een DevOps engineer die alleen jouw systemen beheert, elke dag van 9 tot 5 aanwezig moet zijn, en instructies krijgt van de IT-manager, is waarschijnlijk geen zelfstandige. Een consultant die voor meerdere klanten Azure-migraties uitvoert, zelf de aanpak bepaalt, en per project factureert, wel.

Wat zijn de grootste valkuilen bij modelovereenkomsten voor IT-opdrachten?

De grootste valkuil is het kiezen van een verkeerd model dat niet past bij de werkelijke situatie. Voor een systeembeheerder die dagelijks onderhoud doet, past geen model voor projectmatige werkzaamheden. De Belastingdienst controleert of de praktijk overeenkomt met het gekozen model. Afwijkingen maken de overeenkomst waardeloos voor bescherming tegen naheffingen.

Een tweede valkuil is het niet documenteren van de werkwijze. Als in de modelovereenkomst staat dat de IT’er vrij is in werkuren, maar in de praktijk moet hij elke dag om 9 uur aanwezig zijn voor de daily standup, dan klopt het plaatje niet. Bewaar emails, chat-berichten en andere communicatie die aantoont dat de IT’er daadwerkelijk volgens de overeenkomst werkt.

Tips voor het kiezen van het juiste model per IT-functie:

  • Software engineers en developers: Kies voor resultaatgerichte modellen met duidelijke deliverables
  • IT-managers en consultants: Gebruik modellen voor advies en interim-management
  • Architecten: Pas modellen toe voor ontwerp en strategisch advies
  • Support-specialisten: Overweeg geen modelovereenkomst maar detachering

Vermijd generieke modellen die voor “alle IT-functies” zouden werken. Elke rol vraagt specifieke afspraken over zelfstandigheid, resultaten en werkwijze. Laat de modelovereenkomst aansluiten bij methodieken zoals SCRUM of ITIL, maar zorg dat de IT’er ruimte houdt voor eigen invulling.

Hoe organiseer je een praktisch controlesysteem voor DBA-naleving?

Een effectief controlesysteem begint met een goede intake-procedure. Maak een standaard checklist die je bij elke nieuwe IT-inhuur doorloopt. Verzamel alle documenten digitaal in een centraal systeem en stel herinneringen in voor periodieke controles. Plan elke drie maanden een review waarin je checkt of de werkwijze nog overeenkomt met de afspraken.

Stel duidelijke escalatieprocedures op voor als er twijfels ontstaan. Wie beslist of een situatie nog DBA-proof is? Wanneer schakel je juridisch advies in? Maak één persoon verantwoordelijk voor DBA-compliance, bij voorkeur iemand uit HR of Legal die de ontwikkelingen volgt.

Praktisch stappenplan voor je controlesysteem:

  1. Intake: Verzamel alle documenten en check ondernemerscriteria
  2. Startgesprek: Bespreek werkwijze en verwachtingen met IT’er
  3. Maandelijkse check: Korte controle op werkwijze en facturatie
  4. Kwartaalreview: Uitgebreide evaluatie van alle DBA-criteria
  5. Jaarlijkse audit: Complete documentencontrole en risico-analyse
  6. Exit-procedure: Vastleggen eindresultaat en archivering

Gebruik tools zoals een DBA-dashboard in Excel of specialistische software voor contractbeheer. Belangrijker dan de tool is de discipline om het systeem consequent te gebruiken. Train managers en projectleiders in DBA-regels zodat zij afwijkingen vroeg signaleren.

Wat doe je als je twijfelt over de DBA-status van een IT’er?

Bij twijfel over de DBA-status handel je direct om risico’s te beperken. Verzamel extra documentatie die zelfstandigheid onderbouwt, zoals facturen van andere klanten. Pas de werkwijze aan door resultaatafspraken te maken in plaats van urenregistratie.

Als aanpassing niet mogelijk is, overweeg alternatieven. Payrolling biedt een veilige oplossing waarbij de IT’er via een payrollbedrijf bij jou werkt. Detachering zorgt ervoor dat DBA-risico’s verdwijnen.

Concrete actiestappen bij twijfel:

  • Stop met directe aansturing en vaste werktijden
  • Documenteer alle afspraken schriftelijk
  • Win juridisch advies in bij een specialist
  • Schakel over naar veiligere constructie (payroll, detachering)
  • Bespreek zorgen open met de IT’er

DBA-naleving bij IT-inhuur hoeft geen hoofdpijndossier te zijn met de juiste documenten en regelmatige controles. Bij twijfel zijn er altijd alternatieven zoals detachering die zekerheid bieden. Voor organisaties die hulp nodig hebben bij werving selectie of het vinden van de juiste constructie, is professionele ondersteuning beschikbaar. Specialisten in executive search helpen bij het vinden van IT-professionals die qua expertise en juridische constructie perfect passen.

Gerelateerde artikelen