Worstelt u met Wet DBA? Zo lost u het definitief op

Als je IT-professionals inhuurt, loop je tegen de Wet DBA aan. Deze wet zorgt voor veel hoofdbrekens bij organisaties die externe specialisten willen inzetten. De oplossing ligt in het begrijpen van de regels en het kiezen van de juiste constructie. Met de juiste aanpak voorkom je boetes, naheffingen en discussies met de Belastingdienst. In dit artikel lees je precies hoe je de Wet DBA definitief oplost voor jouw organisatie. De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) vervangt sinds 2016 de VAR-verklaring. Deze wet moet schijnzelfstandigheid tegengaan en zorgen dat zzp’ers echt ondernemers zijn. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je

Wat is Wet DBA en waarom zorgt het voor hoofdpijn?

De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) vervangt sinds 2016 de VAR-verklaring. Deze wet moet schijnzelfstandigheid tegengaan en zorgen dat zzp’ers echt ondernemers zijn. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je verantwoordelijk bent voor de juiste beoordeling van de arbeidsrelatie.

De wet heeft goede bedoelingen: het beschermen van werkenden tegen schijnconstructies. Maar in de praktijk levert het veel onduidelijkheid op. Vooral in de IT-sector, waar specialisten vaak projectmatig werken en tussen verschillende opdrachtgevers wisselen. Je moet kunnen aantonen dat de IT-professional die je inhuurt geen werknemer is maar echt als ondernemer werkt.

De gevolgen van een verkeerde inschatting zijn fors. Als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van een dienstverband, betaal je als opdrachtgever:

Loonheffingen over de gehele periode
Werkgeverspremies met terugwerkende kracht
Boetes tot 100% van het verschuldigde bedrag
Wettelijke rente over naheffingen

Voor opdrachtnemers zijn de gevolgen ook vervelend. Zij verliezen hun ondernemersstatus en moeten btw terugbetalen. Dit leidt tot financiële problemen en beschadigt hun reputatie als zelfstandig professional.

De grootste valkuilen bij IT detachering onder Wet DBA

Veel organisaties maken dezelfde fouten bij het inhuren van IT-professionals. De grootste valkuil is het onderschatten van gezagsverhouding. Als je een developer instrueert wanneer, waar en hoe hij moet werken, creëer je al snel een werkgever-werknemer relatie.

Een tweede veel voorkomende fout is het gebruik van verkeerde contractvormen. Een opdrachtovereenkomst is niet automatisch voldoende. Je moet de feitelijke werkwijze laten aansluiten bij wat er op papier staat. Als je contract spreekt over resultaatverplichtingen maar je stuurt dagelijks op uren en aanwezigheid, dan klopt er iets niet.

Onduidelijke werkafspraken vormen ook een risico. Vage omschrijvingen zoals “ondersteuning IT-afdeling” of “werkzaamheden op aanwijzing” zijn rode vlaggen voor de Belastingdienst. Je moet specifiek zijn over deliverables, werkwijze en verantwoordelijkheden.

Het langdurig inzetten van dezelfde professional op dezelfde functie is ook problematisch. Als iemand twee jaar lang vijf dagen per week bij je werkt, wordt het lastig vol te houden dat het om ondernemerschap gaat. De Belastingdienst kijkt naar de economische realiteit, niet alleen naar papieren constructies.

Modelovereenkomsten: uw reddingsboei voor zekerheid

Modelovereenkomsten bieden uitkomst bij de Wet DBA. Dit zijn door de Belastingdienst goedgekeurde contractvormen die zekerheid geven over de arbeidsrelatie. Voor de IT-sector bestaan verschillende modellen die aansluiten bij specifieke functies en werkwijzen.

Voor IT-projecten werk je vaak met de modelovereenkomst “Overeenkomst van opdracht IT”. Deze is geschikt voor developers, architecten en projectmanagers die aan een afgebakend project werken. Het model beschrijft duidelijk de resultaatverplichtingen en ondernemersrisico’s.

Voor langdurige samenwerkingen bestaat het model “Overeenkomst tussenkomst IT”. Dit gebruik je wanneer je via een intermediair werkt. De tussenpartij neemt dan de verantwoordelijkheid voor de juiste arbeidsrelatie over.

Het correct toepassen van modelovereenkomsten vraagt aandacht. Je moet:

De overeenkomst volledig invullen zonder essentiële delen weg te laten
In de praktijk werken volgens de afspraken in het model
Regelmatig evalueren of de werkwijze nog past bij de overeenkomst
Bij wijzigingen een nieuwe overeenkomst opstellen

Let op: een modelovereenkomst is geen vrijbrief. Als je in de praktijk anders werkt dan beschreven, biedt het model geen bescherming.

Praktische stappen voor een DBA-proof detacheringsproces

Een waterdicht detacheringsproces begint met een goede intake. Voordat je een IT-professional inhuurt, doorloop je een checklist. Deze checklist bevat vragen over gezag, ondernemersrisico, vervangbaarheid en de aard van de werkzaamheden.

Stel jezelf de volgende vragen:

Kan de professional zelf bepalen hoe hij het werk uitvoert?
Mag hij zich laten vervangen door een andere gekwalificeerde professional?
Werkt hij ook voor andere opdrachtgevers?
Investeert hij in eigen ontwikkeling en bedrijfsmiddelen?
Is er sprake van een duidelijk omschreven resultaat?

Documentatie is belangrijk voor een DBA-proof proces. Bewaar alle overeenkomsten, facturen, correspondentie en evaluaties. Leg vast hoe de professional in de praktijk werkt. Dit helpt bij eventuele controles door de Belastingdienst.

Document	Waarom belangrijk	Bewaartermijn
Opdrachtovereenkomst	Basis van de samenwerking	7 jaar
Urenregistraties	Toont zelfstandigheid aan	7 jaar
Projectplannen	Bewijst resultaatgerichtheid	7 jaar
Evaluatieverslagen	Toont professionele relatie	7 jaar

Interne procedures helpen risico’s te minimaliseren. Train je managers en projectleiders in de do’s en don’ts van de Wet DBA. Zorg dat zij weten hoe ze met externe professionals moeten omgaan zonder een gezagsrelatie te creëren.

Alternatieven voor directe inhuur: payrolling en detachering

Directe inhuur van zzp’ers is niet de enige optie. Payrolling biedt een veilig alternatief waarbij de professional in dienst komt van een payrollbedrijf. Jij betaalt een fee bovenop het salaris, maar voorkomt alle risico’s van de Wet DBA.

Detachering via een intermediair zoals een detacheringsbureau is ook een goede optie. De professional is dan in dienst bij het bureau, dat de verantwoordelijkheid draagt voor alle werkgeversverplichtingen. Dit werkt vooral goed voor functies op operationeel en tactisch niveau.

Voor strategische IT-functies zoals CIO’s of IT-managers overweeg je een vast dienstverband. Dit geeft stabiliteit en commitment. Het is duurder dan inhuur, maar voor sleutelposities vaak de beste keuze.

Constructie	Voordelen	Nadelen	Geschikt voor
Directe inhuur zzp	Flexibel, direct contact	Wet DBA risico’s	Kortlopende projecten
Payrolling	Geen risico’s, flexibel	Extra kosten	Langere opdrachten
Detachering	Professionele backup	Minder directe band	Alle niveaus
Vast dienstverband	Maximale binding	Minder flexibel	Sleutelposities

De keuze hangt af van de functie, duur en strategisch belang. Voor een tijdelijke vervanging werkt payrolling prima. Voor een meerjarig transformatieproject kies je eerder voor detachering of een vast contract.

Hoe voorkomt u problemen met de Belastingdienst?

Preventie is beter dan genezen. Start met een grondige administratie. Registreer alle contracten, wijzigingen en werkafspraken. Een goede administratie toont aan dat je zorgvuldig met de Wet DBA omgaat.

Evalueer periodiek je werkrelaties. Situaties veranderen en wat begon als een projectopdracht kan uitgroeien tot structureel werk. Plan elke drie maanden een evaluatie om te checken of de samenwerking nog past binnen de gekozen constructie.

Bij twijfel over een constructie, neem je proactief contact op met de Belastingdienst. Vraag om een vooroverleg of dien een modelovereenkomst ter beoordeling in. Dit toont goede wil en voorkomt verrassingen achteraf.

Tips voor een goede relatie met de Belastingdienst:

Wees transparant over je werkwijze
Documenteer afwijkingen van standaardprocedures
Reageer snel op vragen of verzoeken
Schakel bij complexe situaties een adviseur in

De Wet DBA hoeft geen hoofdpijn te veroorzaken. Met de juiste kennis, goede procedures en passende constructies werk je probleemloos samen met IT-professionals. Of je nu kiest voor modelovereenkomsten, payrolling of werving selectie via gespecialiseerde bureaus, er is altijd een oplossing die past bij jouw situatie. Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste IT-professionals voor jouw bedrijf!