Wat is de Wet DBA en waarom is het belangrijk voor jouw bedrijf?
Als je met IT-freelancers werkt, heb je vast wel eens gehoord van de Wet DBA. Deze wet bepaalt hoe je als bedrijf moet omgaan met zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers) en wat je moet doen om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. De Wet DBA is sinds 2016 van kracht en vervangt de oude VAR-verklaring. Het belangrijkste doel? Voorkomen dat mensen die eigenlijk in loondienst werken, zich voordoen als zelfstandige. Voor IT-bedrijven die veel met freelancers werken, is het belangrijk om deze wet goed te begrijpen en correct toe te passen. De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) kwam in mei 2016
Als je met IT-freelancers werkt, heb je vast wel eens gehoord van de Wet DBA. Deze wet bepaalt hoe je als bedrijf moet omgaan met zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers) en wat je moet doen om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. De Wet DBA is sinds 2016 van kracht en vervangt de oude VAR-verklaring. Het belangrijkste doel? Voorkomen dat mensen die eigenlijk in loondienst werken, zich voordoen als zelfstandige. Voor IT-bedrijven die veel met freelancers werken, is het belangrijk om deze wet goed te begrijpen en correct toe te passen.
Wat houdt de Wet DBA precies in?
De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) kwam in mei 2016 in de plaats van de VAR-verklaring. Deze wet moet schijnzelfstandigheid tegengaan, een situatie waarbij iemand officieel als ZZP’er werkt maar in de praktijk gewoon een werknemer is. De wet draait om één kernvraag: is er sprake van een echte opdrachtnemer-opdrachtgever relatie of eigenlijk van een werkgever-werknemer relatie?
Waar je vroeger met een VAR-verklaring vrijwaring kreeg, moet je nu werken met modelovereenkomsten. Deze overeenkomsten zijn door de Belastingdienst goedgekeurd en beschrijven precies hoe de werkrelatie eruitziet. Als je volgens zo’n modelovereenkomst werkt, ben je gevrijwaard van naheffingen. Maar let op: alleen een modelovereenkomst hebben is niet genoeg. Je moet er in de praktijk ook echt naar handelen.
De wet kijkt naar drie hoofdcriteria om te bepalen of er sprake is van een arbeidsovereenkomst:
- Er moet arbeid worden verricht
- Er wordt loon betaald voor deze arbeid
- Er is sprake van een gezagsverhouding
Vooral dat laatste punt, de gezagsverhouding, is vaak lastig te beoordelen in de IT-sector. Werkt de freelancer volledig zelfstandig of krijgt hij instructies over hoe, wanneer en waar het werk uitgevoerd moet worden?
Waarom is de Wet DBA belangrijk voor IT-bedrijven?
In de IT-sector werken we traditioneel veel met freelancers en ZZP’ers. Of het nu gaat om een DevOps engineer, software developer of IT-consultant, flexibele inhuur is niet meer weg te denken uit onze branche. Juist daarom is de Wet DBA zo relevant voor IT-bedrijven.
De risico’s bij het niet naleven van de wet zijn aanzienlijk. Als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van schijnzelfstandigheid, kan dit leiden tot forse naheffingen. Je moet dan alsnog loonbelasting en premies betalen over de hele periode dat de freelancer voor je werkte. Bovendien kun je boetes krijgen die kunnen oplopen tot duizenden euro’s per overtreding.
Maar het gaat niet alleen om geld. Ook je reputatie staat op het spel. IT-professionals praten onderling veel over hun ervaringen met opdrachtgevers. Als bekend wordt dat jouw bedrijf problemen heeft met de Wet DBA, kan dit potentiële freelancers afschrikken. In een markt waar goede IT’ers schaars zijn, is dat het laatste wat je wilt.
Daarnaast kan een freelancer die achteraf als werknemer wordt gezien, arbeidsrechtelijke claims indienen. Denk aan claims voor vakantiegeld, doorbetaling bij ziekte of zelfs een ontslagvergoeding. Voor IT-bedrijven die werken met langlopende projecten en vaste teams van freelancers, is dit een reëel risico.
Hoe herken je schijnzelfstandigheid in IT-projecten?
Schijnzelfstandigheid herkennen in IT-projecten vraagt om alertheid. De Belastingdienst kijkt naar verschillende factoren om te bepalen of er sprake is van een gezagsverhouding. Voor IT-projecten zijn vooral deze punten belangrijk:
Gezagsverhouding is het belangrijkste criterium. Kan de freelancer zelf bepalen hoe hij zijn werk uitvoert? Of geef je als opdrachtgever gedetailleerde instructies? Een echte zelfstandige bepaalt zelf zijn werkwijze, werktijden en werkplek. Als een freelance developer elke dag van 9 tot 5 op kantoor moet zijn en deelneemt aan alle teamvergaderingen, begint het al verdacht veel op een dienstverband te lijken.
Het criterium van persoonlijke arbeid speelt ook een rol. Kan de freelancer zich laten vervangen door iemand anders? Een echte ondernemer kan dat. Als je eist dat specifiek deze persoon het werk doet en niemand anders, wijs je richting een arbeidsrelatie.
Het loonvervangingscriterium kijkt naar de aard van de betaling. Krijgt de freelancer betaald per project of per uur? Hoe zit het met onkosten? Een uurtarief is op zich geen probleem, maar als alle kosten (laptop, software, reiskosten) door jou als opdrachtgever worden betaald, lijkt het weer meer op loondienst.
Typische voorbeelden uit de IT-praktijk waarbij je moet oppassen:
- Een developer die al twee jaar fulltime aan hetzelfde product werkt
- Een systeembeheerder die volledig is geïntegreerd in het interne IT-team
- Een consultant die alleen voor jouw bedrijf werkt en geen andere klanten heeft
- Een projectmanager die leidinggeeft aan jouw vaste medewerkers
Welke modelovereenkomsten gebruik je voor IT-opdrachten?
Voor IT-opdrachten zijn verschillende modelovereenkomsten beschikbaar. De Belastingdienst heeft zowel algemene modellen als branchespecifieke varianten goedgekeurd. Het kiezen van de juiste overeenkomst hangt af van het type opdracht en de manier van werken.
De meest gebruikte algemene modelovereenkomsten voor IT zijn:
- De modelovereenkomst “geen werkgeversgezag” – geschikt voor kortdurende, afgebakende opdrachten
- De modelovereenkomst “tussenkomst” – wanneer je via een intermediair werkt
- De modelovereenkomst “resultaat” – voor projecten met een duidelijk eindresultaat
Specifiek voor de IT-sector zijn er modelovereenkomsten ontwikkeld die beter aansluiten bij onze manier van werken. Deze houden rekening met zaken als agile werken, remote werken en de technische aard van IT-opdrachten. Ze bieden meer ruimte voor de typische werkwijze van IT-professionals.
Bij het kiezen van een modelovereenkomst moet je letten op:
- De duur van de opdracht (kort of langlopend)
- Het type werkzaamheden (ontwikkeling, beheer, consultancy)
- De mate van zelfstandigheid die de opdracht vereist
- Of er sprake is van een resultaatverplichting of inspanningsverplichting
Voor een software development project waarbij een specifieke applicatie moet worden opgeleverd, past een resultaatovereenkomst goed. Voor een interim IT-manager die tijdelijk een afdeling aanstuurt, is een andere aanpak nodig. Kies altijd een model dat past bij de werkelijke situatie, niet andersom.
Praktische tips om DBA-compliant te werken
DBA-compliant werken vraagt om een proactieve aanpak. Hier zijn concrete actiepunten die je direct kunt implementeren in je organisatie:
Documentatie bijhouden is de basis. Bewaar alle overeenkomsten, facturen en correspondentie. Leg vast hoe de samenwerking in de praktijk verloopt. Dit helpt je om aan te tonen dat je correct handelt volgens de Wet DBA.
Stimuleer freelancers om voor meerdere opdrachtgevers te werken. Een freelancer die alleen voor jou werkt, loopt meer risico om als schijnzelfstandige gezien te worden. Bespreek dit openlijk en faciliteer waar mogelijk dat de freelancer ook andere opdrachten kan aannemen.
Zorg voor een marktconforme tarievenstructuur. Het tarief moet passen bij de ervaring en expertise van de freelancer. Een tarief dat nauwelijks hoger ligt dan een brutoloon is verdacht. Denk aan tarieven die minimaal 30-40% hoger liggen dan vergelijkbare loonkosten.
Regel vervangingsmogelijkheden in de overeenkomst. Ook al wordt er in de praktijk zelden gebruik van gemaakt, de mogelijkheid moet er zijn. Bespreek van tevoren wat er gebeurt bij ziekte of vakantie van de freelancer.
| Wat wel doen | Wat niet doen |
|---|---|
| Resultaatafspraken maken | Verplichte werktijden opleggen |
| Eigen werkwijze laten bepalen | Gedetailleerde instructies geven |
| Eigen materiaal laten gebruiken | Alle middelen verstrekken |
| Ondernemersrisico bij freelancer | Doorbetalen bij geen werk |
| Meerdere opdrachtgevers stimuleren | Exclusiviteit eisen |
Best practices voor samenwerking met IT-freelancers omvatten ook het respecteren van hun ondernemerschap. Behandel ze als gelijkwaardige businesspartners, niet als tijdelijke werknemers. Geef ze de ruimte om hun eigen expertise in te zetten en hun werk zelf in te richten.
Wat zijn de gevolgen bij overtreding van de Wet DBA?
De gevolgen van het overtreden van de Wet DBA kunnen verstrekkend zijn voor je bedrijf. De financiële impact is vaak het eerste waar bedrijven aan denken, en terecht. Bij constatering van schijnzelfstandigheid moet je als opdrachtgever alsnog alle loonbelasting en premies volksverzekeringen betalen. Dit kan oplopen tot 52% van het uitbetaalde bedrag aan de freelancer.
Stel je voor: je hebt twee jaar samengewerkt met een freelance architect tegen 100 euro per uur. Bij 1.600 uur per jaar en een naheffing van 52% praat je over een bedrag van ruim 166.000 euro aan naheffingen. En dan hebben we het nog niet over boetes en rente gehad.
De administratieve lasten zijn ook niet te onderschatten. Een onderzoek van de Belastingdienst betekent dat je alle documentatie moet aanleveren, mogelijk jarenlang terug. Dit kost tijd, energie en vaak ook geld voor juridische bijstand.
Arbeidsrechtelijke claims vormen een ander risico. Een freelancer die achteraf als werknemer wordt aangemerkt, kan aanspraak maken op allerlei werknemersrechten. Denk aan:
- Nabetaling van vakantiegeld en vakantiedagen
- Transitievergoeding bij beëindiging van de opdracht
- Doorbetaling bij ziekte
- Pensioenrechten
De impact op je bedrijfsvoering kan groot zijn. Lopende projecten kunnen in gevaar komen als belangrijke freelancers plotseling niet meer mogen werken zoals voorheen. Je reputatie in de markt kan schade oplopen, wat het lastiger maakt om goede freelancers aan te trekken. In een krappe IT-arbeidsmarkt is dat een serieus probleem.
De relaties met opdrachtnemers komen onder druk te staan. Freelancers die geconfronteerd worden met naheffingen of die plotseling in loondienst moeten, zullen niet blij zijn. Dit kan leiden tot het verlies van waardevolle expertise en netwerken.
De Wet DBA is complex, maar met de juiste aanpak hoef je niet bang te zijn voor problemen. Zorg dat je de regels kent, werk met goedgekeurde modelovereenkomsten en handel er ook echt naar in de praktijk. Behandel freelancers als echte ondernemers en geef ze de ruimte om hun werk zelfstandig uit te voeren. Door proactief te handelen en je administratie op orde te hebben, voorkom je vervelende verrassingen. Professionele werving selectie van IT-professionals vereist kennis van deze wettelijke kaders. Voor organisaties die structureel met senior IT-professionals werken, kan executive search een oplossing bieden om de juiste expertise in huis te halen. Bij complexe IT-projecten waarbij flexibiliteit cruciaal is, biedt detachering vaak de beste balans tussen compliance en operationele behoeften.