5 veelgemaakte Wet DBA fouten die je geld kosten

De Wet DBA zorgt voor veel hoofdpijn bij organisaties die met ZZP’ers werken. Eén verkeerde beslissing kan je duizenden euro’s kosten aan naheffingen, boetes en correcties. Vooral in de IT-sector, waar het inhuren van freelance specialisten dagelijkse praktijk is, zie je dat bedrijven steeds dezelfde kostbare fouten maken. Deze vijf veelvoorkomende misstappen kunnen je organisatie flink wat geld kosten, maar ze zijn gelukkig eenvoudig te voorkomen als je weet waar je op moet letten. Het werken zonder goedgekeurde modelovereenkomst is als autorijden zonder verzekering: het lijkt geen probleem totdat je gecontroleerd wordt. De Belastingdienst heeft verschillende modelovereenkomsten goedgekeurd die je

Geen of verkeerde modelovereenkomst gebruiken

Het werken zonder goedgekeurde modelovereenkomst is als autorijden zonder verzekering: het lijkt geen probleem totdat je gecontroleerd wordt. De Belastingdienst heeft verschillende modelovereenkomsten goedgekeurd die je kunt gebruiken voor verschillende situaties. Denk aan de algemene modelovereenkomst, de overeenkomst voor tussenkomst, of specifieke brancheovereenkomsten.

Veel organisaties pakken gewoon een willekeurige overeenkomst van internet zonder te kijken of deze past bij hun situatie. Een IT-bedrijf dat een developer inhuurt voor een vast project heeft een andere overeenkomst nodig dan wanneer je een interim IT-manager zoekt voor strategische taken. De verkeerde keuze maken betekent dat de overeenkomst geen bescherming biedt tegen naheffingen.

De financiële gevolgen? Bij een controle kan de Belastingdienst alle loonheffingen en premies met terugwerkende kracht vorderen. Voor een ZZP’er met een uurtarief van 80 euro praat je al snel over naheffingen van 30.000 tot 40.000 euro per jaar. Tel daar nog boetes en rente bij op, en je begrijpt waarom de juiste overeenkomst zo belangrijk is.

Praktische voorbeelden van verkeerde keuzes

Een zakelijke dienstverlener huurt een ZZP’er in voor applicatiebeheer en gebruikt een modelovereenkomst voor ‘geen gezag’. In de praktijk moet de ZZP’er echter elke ochtend om 9 uur aanwezig zijn voor de daily standup en werkt hij volledig volgens de procedures van het bedrijf. Deze situatie past niet bij de gekozen overeenkomst.

Of neem een overheidsinstantie die een modelovereenkomst ’tussenkomst’ gebruikt terwijl ze direct zaken doet met de ZZP’er. Geen bureau ertussen, geen bemiddeling, gewoon een directe inhuurrelatie. Ook dit is een mismatch die problemen oplevert bij controle.

Te veel zeggenschap uitoefenen over de ZZP’er

De gezagsverhouding is het hete hangijzer in de Wet DBA. Je mag een ZZP’er niet behandelen als een werknemer. Maar waar ligt precies die grens? Het draait allemaal om zeggenschap en vrijheid. Een ZZP’er moet zelf kunnen bepalen hoe hij zijn werk uitvoert, wanneer hij werkt en welke methodes hij gebruikt.

Concrete voorbeelden van wat niet mag: verplichte werktijden opleggen (“Je moet van 9 tot 5 aanwezig zijn”), directe instructies geven over hoe het werk uitgevoerd moet worden (“Gebruik deze programmeertaal en volg exact dit stappenplan”), of de ZZP’er verplichten om bij alle teamvergaderingen aanwezig te zijn.

Wat mag wel? Je kunt deadlines afspreken, resultaten bespreken en kwaliteitseisen stellen. Een ZZP’er mag best aansluiten bij een vergadering als dat nuttig is voor het project. Het verschil zit in de verplichting versus de vrijwilligheid.

Financiële risico’s bij overschrijding

Stel je voor: je hebt drie jaar lang een ZZP’er ingehuurd die je behandelde als werknemer. De Belastingdienst concludeert dat er sprake is van een dienstverband. Je moet dan met terugwerkende kracht alle werkgeverspremies betalen. Voor een specialist met een uurtarief van 100 euro kan dit oplopen tot 150.000 euro aan naheffingen over drie jaar.

Tips voor juiste samenwerking: spreek resultaten af in plaats van werktijden, laat de ZZP’er zelf bepalen hoe hij het werk aanpakt, en vermijd directe aansturing. Behandel de ZZP’er als een gelijkwaardige zakenpartner, niet als een ondergeschikte.

Vervanging tijdens ziekte of vakantie regelen

De vervangbaarheidseis is een klassieke valkuil. Als ZZP’er moet je vervangbaar zijn, anders ben je te zeer verbonden met de organisatie. Maar veel bedrijven regelen automatisch vervanging wanneer hun vaste ZZP’er ziek wordt of op vakantie gaat. Dat is precies wat je niet moet doen.

Waarom is dit zo’n probleem? Als jij als opdrachtgever de vervanging regelt, geef je aan dat de specifieke persoon niet belangrijk is, maar de functie wel. Dat wijst op een arbeidsrelatie in plaats van een zakelijke opdracht. De ZZP’er zou zelf voor vervanging moeten zorgen, of de opdracht zou moeten wachten tot hij terug is.

Situatie	Fout	Goed
ZZP’er wordt ziek	Opdrachtgever regelt direct vervanging	Werk wacht of ZZP’er regelt zelf vervanging
Vakantieperiode	Verplicht overdracht aan collega	Project loopt door zonder ZZP’er of pauzeert
Langdurige afwezigheid	Automatisch andere ZZP’er inhuren	Opdracht opnieuw aanbesteden

De boetes en naheffingen bij deze fout kunnen flink oplopen. Niet alleen moet je mogelijk met terugwerkende kracht loonbelasting en premies betalen, maar je kunt ook een boete krijgen voor het niet correct afdragen van loonheffingen. Deze boetes kunnen oplopen tot 100% van het na te heffen bedrag.

Dezelfde ZZP’er te lang inhuren

Er bestaat geen harde grens voor hoe lang je een ZZP’er mag inhuren, maar de Belastingdienst kijkt wel kritisch naar langdurige samenwerkingen. Als dezelfde ZZP’er jaar in jaar uit voor jouw organisatie werkt, ontstaat het beeld van een vaste arbeidsrelatie.

De continuïteit van opdrachten is een belangrijk criterium. Werkt de ZZP’er al vijf jaar onafgebroken voor je organisatie? Dan heb je een probleem. Maar ook drie aaneengesloten opdrachten van elk een jaar kunnen vragen oproepen. Het gaat om het totaalplaatje: hoe afhankelijk is de ZZP’er van jouw organisatie?

Strategieën om binnen de wet te blijven

Bouw bewust pauzes in tussen opdrachten. Laat minimaal drie maanden tussen opeenvolgende opdrachten zitten. Varieer in de aard van de opdrachten: niet steeds hetzelfde werk laten doen. Zorg dat de ZZP’er ook voor andere opdrachtgevers werkt tijdens de periode dat hij voor jou actief is.

Een kostenoverzicht van mogelijke naheffingen: stel dat je een senior IT-specialist vijf jaar lang fulltime hebt ingehuurd tegen 90 euro per uur. De Belastingdienst kan concluderen dat er sprake is van een dienstverband. De naheffing over vijf jaar kan oplopen tot 250.000 euro aan loonheffingen en premies, exclusief boetes en rente.

Onvoldoende ondernemerschap van de opdrachtnemer

De Belastingdienst kijkt kritisch naar het ondernemerschap van de ZZP’er. Niet iedereen met een KvK-nummer is automatisch ondernemer in de ogen van de fiscus. Er moet sprake zijn van echt ondernemerschap met alle risico’s en verantwoordelijkheden die daarbij horen.

Criteria voor echt ondernemerschap zijn onder andere: meerdere opdrachtgevers (minimaal drie per jaar), eigen bedrijfsrisico dragen, investeringen in het bedrijf, eigen acquisitie doen, en zichtbare marketing- en salesactiviteiten. Ook moet de ZZP’er aansprakelijk zijn voor zijn werk en een eigen verzekering hebben.

Financiële consequenties wanneer de ZZP’er niet als ondernemer wordt gezien zijn drastisch. Je wordt als opdrachtgever aangemerkt als werkgever met alle verplichtingen van dien. Naast naheffingen kun je ook te maken krijgen met claims van de ZZP’er zelf, bijvoorbeeld voor vakantiegeld of een ontslagvergoeding.

Praktische checks voor bedrijven

Vraag altijd naar andere opdrachtgevers van de ZZP’er. Check of hij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft. Kijk of hij investeert in zijn onderneming (cursussen, materiaal, marketing). Controleer of hij actief acquireert en niet alleen via jou aan opdrachten komt.

Een handige checklist: heeft de ZZP’er een eigen website? Adverteert hij actief? Heeft hij visitekaartjes? Werkt hij vanuit een eigen kantoor of werkplek? Dit zijn allemaal signalen van echt ondernemerschap die je helpen om problemen te voorkomen.

Conclusie

De Wet DBA is complex, maar met de juiste kennis voorkom je kostbare fouten. Door de juiste modelovereenkomst te gebruiken, de ZZP’er als ondernemer te behandelen, geen vervanging te regelen, opdrachten te variëren en alleen met echte ondernemers te werken, blijf je aan de veilige kant.

Deze fouten kosten organisaties jaarlijks miljoenen euro’s aan naheffingen en boetes. Met de juiste aanpak en goede afspraken voorkom je deze financiële klappen. Voor organisaties die hulp nodig hebben bij het vinden van de juiste IT-specialisten binnen de kaders van de Wet DBA, biedt professionele werving en selectie een uitkomst. Ook detachering kan een veilige optie zijn voor langdurige samenwerkingen. Bij executive search voor senior IT-posities is het extra belangrijk om de juiste contractvormen te hanteren. De investering in goede compliance betaalt zich altijd terug in gemoedsrust en financiële zekerheid.